كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية، تستخدم الكثير من المنظمات الحكومية الموجودة في جمهورية مصر العربية عدد كبير من الخطابات الرسمية، ولكن حتى تقوم هذه المنظمات باستلامها لابد من كتابتها بطرق معينة.
كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
- يحتاج الكثير من الأشخاص في مختلف محافظات جمهورية مصر العربية للتعرف على الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية لتقديمها في عدد من المنظمات الحكومية.
- وتعتبر الطريقة الصحيحة أو المثالية لكتابة هذا الخطاب من الطرق السهلة جدا والبسيطة، حيث لا تحتاج هذه الطريقة لأي مجهود مميز أو صعب على الإطلاق.
- يعتبر من الضروري جدا والمهم تعلم الطريقة الخاصة بكتابة الخطاب الرسمي.
- حيث لا تتعامل الكثير من المنظمات الحكومية إلا عن طريق الخطابات الرسمية والخاصة جدا.
- تستخدم الخطابات الرسمية لتقديم شكوى معينة أو حتى لقضاء أمر معين لا يمكن الحصول عليه أو تلبيته بدون تقديم هذا الخطاب الرسمي لهذه المصلحة الحكومية.
كيفية كتابة خطاب رسمي
- لابد من كتابة عنوان راسل هذا الخطاب الرسمي في أعلى الخطاب.
- كما لابد من كتابة هذا الخطاب بطريقة معينة حيث اسم الشارع في بداية الأمر ومن ثم اسم المدينة.
- يقوم الشخص بكتابة هذه المعلومات في أول سطرين من هذا الخطاب.
- وبعد ذلك لابد من كتابة الرمز البريدي في السطر التالي مباشرة، ولابد من أن يكتب بدقة ووضوح.
- أما إذا كان الشخص صاحب هذا الخطاب يقيم في الريف وليس في المدينة.
- لابد من كتابة اسم القرية التي يسكن ويقيم فيها، ومن ثم يذكر اسم المدينة التابعة لهذه القرية.
- وتعتبر خطوة تحرير أو كتابة تاريخ إرسال أو كتابة هذا الخطاب من الخطوات الضرورية جدا.
- والتي لابد من تسجيلها في أسفل هذا الخطاب من جهة اليسار.
- ولا يتم قبول هذا الخطاب الرسمي إلا في حالة تسجيل التاريخ بهذا الخطاب كاملا.
- حيث لابد من كتابة اليوم وبعد ذلك الشهر ومن ثم يتم ذكر السنة التي يكتب فيها هذا الخطاب.
طريقة كتابة العنوان الداخلي في الخطاب الرسمي
- قبل البدء في كتابة عنوان هذا الخطاب، لابد من كتابة عنوان المرسل إليه بشيء من التفصيل.
- وذلك حتى يصل هذا الخطاب للجهة المراد تسليمه لها بطريقة سريعة.
- يقوم الراسل هذا الخطاب بتسجيل عنوان هذه المصلحة كاملاً.
- وذلك مع مراعاة المسافة الفارغة بين العنوان الخاص بالخطاب وبين عنوان المرسل إليه.
- يقوم الراسل أو الجهة المختصة بهذا الخطاب بتسجيل أو كتابة اسم الشارع.
- ومن ثم لابد من كتابة اسم الشركة أو المؤسسة الخاصة بهذا الخطاب ولكن بطريقة واضحة وبسيطة.
طريقة كتابة التحية في الخطاب الرسمي
- تعتبر التحية من أولى وأهم الخطوات التي لابد من كتابتها في الخطاب الرسمي.
- وتعتبر التحية الخاصة بهذا الخطاب بمثابة مقدمة ترحيب بالجهة الخاصة باستلام هذا الخطاب.
- يعتبر من الضروري جدا أن يترك راسل أو كاتب هذا الخطاب حوالي سطرين بين كلا من العنوان الداخلي وبين هذه التحية أو الافتتاحية الخاصة بهذا الخطاب الرسمي الهام.
- وتتكون تحية الخطاب الرسمي أو الافتتاحية من عدد بسيط جدا وسهل من الكلمات الدلالية والمعبرة جدا.
- ومن أمثلتها السيد المدير، تحية طيبة وأما بعد.
- ويتواجد العديد من الكلمات والألفاظ المعبرة عن تحية وتقدير أي شخص سواء كان هذا الشخص مسئول في جهة أو مؤسسة حكومية أو حتى غير مسئول.
طريقة كتابة محتوى الخطاب الرسمي
- يوضح محتوى الخطاب الرسمي الذي يقوم راسل الخطاب بكتابته بتوضيح كافة النقاط التي يرغب بتوضيحها أو توصيلها للجهة الحكومية المسؤولة عن استلام هذا الخطاب.
- يبدأ راسل أو كاتب هذا الخطاب الرسمي بالدخول على المحتوى أو كتابة ما يرغب فيه من شكوى أو غيرها من الأمور بعد كتابة التحية بحوالي سطرين فقط لا غير.
- يعتبر من الضروري جدا والمهم أن يتم كتابة كافة الأفكار داخل هذا المحتوى بطريقة سهلة جدا وبسيطة ومفهومة من قبل جميع الأشخاص الموجودين في هذه المصلحة.
كيفية كتابة خطاب رسمي بالخطوات
- لابد من شرح كافة الأفكار وحتى المصطلحات والمفاهيم الصعبة والغير مفهومة.
- و أيضاً لابد من استيعاب هذه الجهة الحكومية لهذا الخطاب الرسمي حتى يتم تنفيذه.
- يعتبر عامل الإقناع من أهم العوامل الواجب توافرها في كتابة محتوى الخطاب الرسمي.
- حيث يفيد ذلك العامل في إسراع هذه الجهات الحكومية المختصة بتنفيذ ما هو مطلوب.
- لابد من ترك مسافة واضحة بين كل كلمة والأخرى داخل هذا الخطاب الرسمي.
- كما لابد من توضيح كافة الكلمات وكافة المعاني حتى يتم فهمها بأسرع وقت ممكن.
طريقة كتابة خاتمة الخطاب الرسمي
- يقوم صاحب هذا الخطاب بكتابة الخاتمة بعد حوالي سطرين من محتوى هذا الخطاب الرسمي.
- حيث تعتبر الخاتمة من أهم الخطوات التي لابد من تسجيلها في هذا الخطاب.
- تحتوي خاتمة الخطاب الرسمي على بعض الكلمات الهامة جدا والمعبرة عن شكر وتقدير الجهة المختصة أو المؤسسة الحكومية التي يتم إرسال هذا الخطاب لها.
- تساعد كلمات الشكر والتقدير التي يتم تسجيلها أو كتابتها في نهاية الخطاب الرسمي بتوضيح أن هذا الخطاب قد انتهى لهذا الشخص الذي يقوم بقراءته.
- وتعتبر كلمة ولكم جزيل الشكر والتقدير من أهم وأشهر الكلمات التي يمكن أن تكتب في أي خطاب رسمي خاص بمؤسسة أو جهة حكومية.
أهمية كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية
- تعتبر الخطابات الرسمية من أهم وأفضل طرق الاتصال بين الأشخاص أو بين الجهات الحكومية وبعضها البعض، حيث تسهل التواصل بين هؤلاء الأشخاص.
- ومن خلال السؤال الخاص عن كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية، يمكن التعرف على استخدام هذه الخطابات في الموضوعات الاجتماعية أو السياسية.
- لا تقتصر الخطابات الرسمية في تسجيلها على موضوع أو محتوى معين.
- ولكن يتم استخدامها في الكثير من الموضوعات الهامة جدا الخاصة بالجهات الحكومية.
- يتم استخدام الخطاب الرسمي بين الجهات الحكومية عند تقديم طلب معين أو شكوى معينة.
الخطابات الرسمية بالجهات الحكومية
- يعمل الخطاب الرسمي على توفير الوقت وحتى الجهد للفرد والمؤسسات الحكومية.
- بالإضافة إلى قدرته المميزة والكبيرة على تقريب المسافات بين هؤلاء الأشخاص.
- يمكن الاحتفاظ بهذا الخطاب الرسمي حيث يعتبر وثيقة عامة تثبت كلام معين أو تنفيه.
- تقوم الكثير من الدول باستخدام هذا الخطاب الرسمي حتى يتم الإعلان عن موضوع معين أو مشكلة معينة يرغب هذا الشخص في التخلص منها بشكل نهائي.
أهم الخطابات الرسمية والخاصة
- يعتبر الخطاب التجاري من أشهر أنواع الخطابات الرسمية الموجودة في مجتمعنا اليوم.
- حيث تستخدم هذه الخطابات للتعبير عن سلعة أو منتج تجاري معين خاص بهذه الشركة.
- كما أن هناك الخطاب الإداري الرسمي والذي يمكن استخدامه أو كتابته للتعبير عن قضية أو أمر معين في المؤسسة أو الجهة الحكومية الخاصة بهذه الوظيفة.
ما رأيكم في هذه المقالة؟ وهل كانت المعلومات التي قدمناها عن كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية كافية؟ أم لا؟ شاركونا بآرائكم المختلفة من خلال التعليقات أسفل الشاشة.