يقوم مساعد إداري الخدمة المدنية بعدد من المهام والوظائف الضرورية جدا، والتي لا يمكن الاستغناء عنها في أية جهة حكومية خاصة بالخدمات المدنية المختلفة، حيث يهتم المساعد بإدارة الملفات وإرسال واستقبال الإيميلات.
المساعد الإداري للخدمة المدنية
- يعمل المساعد الإداري على استقبال كافة الإيميلات التي تدخل إلى الشركة التي يعمل بها.
- كما يقوم بالرد على هذه الإيميلات أيضا بطريقة سريعة جداً.
- يهتم اهتماماً كبيراً ومميزاً في مجال الخدمات المدنية بالملفات وتنظيمها، وكذلك يعمل على فهرستها أيضا.
- يعمل على البحث عن البيانات والمعلومات الشخصية لجميع العاملين والموظفين داخل منظومة الخدمة المدنية التي يعمل بها.
- يهتم بالتنسيق بين مختلف الإدارات الموجودة داخل الشركة أو حتى الإدارات في الشركات الأخرى ولكن في نفس تخصص الخدمة المدنية.
- يعمل الخدمة المدنية على تسجيل الحضور والغياب لجميع الموظفين وحتى العاملين في الشركة التي يتواجد بها باستمرار أو يعمل بها.
- يقوم في الخدمة المدنية بمراجعة كافة الأوراق والمستندات الرسمية الخاصة بهذه المنظومة التي يعمل بها.
السمات الشخصية في مساعد الخدمة المدنية
- لابد أن يتسم المساعد الإداري بالثقة بالنفس، حيث تعتبر هذه الصفة من أهم الصفات التي تساعد على نجاح مهمة وعمل هذا المساعد الإداري.
- وتعتبر الموضوعية من أهم الصفات والسمات الشخصية أيضا المساعدة على تحسين وضع هذا المساعد الإداري في المنظومة أو المؤسسة التي يعمل بها.
- لابد أن يتمتع المساعد الإداري بروح الفريق، حيث تؤدي هذه السمة الشخصية المميزة إلى تطور ونجاح العمل بصفة عامة.
- وتعتبر صفة التواصل مع الآخرين من الصفات الرئيسية والواجب توافرها في أي مساعد إداري وخاصة في مجال الخدمة المدنية.
- تعتبر سمة القيادة من أفضل العوامل المساعدة في الحصول على أفضل وأعلى الدرجات، حيث إجابة كل الموظفين والعاملين لرغبات المساعد الإداري.
- كما يحب أن يكون المساعد الإداري مستمع ومنصت جيد، حيث تساعد هذه السمة في سماع كافة الشكاوى والاستفسارات وحتى المقترحات المقدمة من الموظفين والعاملين.
- لابد أن يدرك طريقة تنظيم الملفات المختلفة، وأيضاً الطريقة الصحيحة والمثالية لفهرسة هذه الملفات باختلاف أنواعها.
واجبات المساعد الإداري في مجال الخدمة المدنية
- يقوم المساعد الإداري بالاشتراك مع موظفين الإدارة في منظومة الخدمة المدنية حتى يتم إنجاز كافة المهام المطلوبة في أقصر وقت ممكن.
- يعمل المساعد الإداري على مراجعة كافة الفواتير الموجودة في مؤسسات الخدمة المدنية، حتى يتم تسليم هذه الفواتير صحيحة ولا تحتوي على أية أخطاء.
- يساعد هذا المساعد الإداري كافة الموظفين من خلال إمدادهم بكافة الخدمات الإدارية أو المساعدات التي يحتاجون إليها حتى يتم إنجاز عمل ما أو تحقيق نتيجة معينة.
- يشترك المساعد الإداري في مجال الخدمة المدنية مع مختلف الأشخاص أو الموظفين وخاصة المسؤولين عن حل مشاكل العاملين والموظفين داخل هذه المؤسسة العامة.
الأعمال المطلوبة من المساعد الإداري
- يعمل المساعد الإداري في مؤسسات الخدمة المدنية على تنسيق كافة الاجتماعات، وحتى المقابلات التي تتم داخل هذه المؤسسة سواء لموظفين جدد أو موجودين بالفعل.
- يساعد أيضا في تلقي البريد سواء الورقي أو الإلكتروني للمؤسسات أو الشركات الأخرى.
- كما يقوم أيضاً بإرسال كافة الرسائل أو الأوراق خارج الشركة.
- يعمل في الخدمة المدنية على إرسال جميع الفاكسات إلى مختلف المؤسسات والشركات الخاصة والحكومية بمختلف أنواعها.
- يقوم بإرسال واستقبال كافة الملفات أو الأوراق الرسمية والهامة جدا لجميع الأفراد أو الشركات الهامة التي تتعامل بطريقة مباشرة مع هذه المؤسسة.
المهام المطلوبة من مساعد إداري الخدمة المدنية
- يقوم بالإشراف على مختلف الخطط والبرامج التي يتم تنفيذها في مجال الخدمة المدنية، حتى يتم الوصول إلى النتائج المرغوب فيها.
- يعمل في مجال الخدمة المدنية بالإشراف على جميع رؤساء الأقسام.
- حيث يتم هذا الإشراف بطريقة مباشرة وواضحة أمام جميع الموظفين والعاملين.
- يقوم بتقديم جميع المهام والأنشطة المطلوبة من رؤساء الأقسام في المؤسسة أو الشركة الخاصة بمجال الخدمات المدينة.
- كما يعمل على توفير كافة الدورات التدريبية وحتى التأهيلية لجميع الموظفين والعاملين في مجال الخدمة المدنية.
الأعمال المطلوبة من مساعد إداري الخدمة المدنية
- يعمل على تحقيق أو إنجاز أية مهمة أو وظيفة تتطلب منه من قبل رئيسه المباشر في جهة العمل التي يعمل بها.
- يقوم أيضا بعقد عدد من الاجتماعات العامة والتي من خلالها يتم شرح كافة المستجدات الخاصة بالعمل على جميع رؤساء الأقسام داخل الشركة.
- يساعد في إعداد الموازنات التقديرية السنوية لهذه الشركة داخل المؤسسة.
مهارات وقدرات مساعد إداري الخدمة المدنية
- تعتبر مهارة الإشراف من المهارات الهامة جداً والضرورية، والتي من خلالها يمكن إنجاز جميع الأعمال المطلوبة وحتى تحقيق أفضل النتائج الإيجابية.
- تعتبر قدرته على الاستفادة من جميع الورش أو الدورات التدريبية والتأهيلية من أهم القدرات المعرفية والثقافية الواجب توافرها في مساعد إداري الخدمة المدنية.
- لابد أيضاً أن يتقن المساعد الإداري اللغة الإنجليزية، حيث تعتبر من أهم وأفضل اللغات التي يمكن إتقانها.
- ويعتبر من الضروري جداً إتقان بعض مهارات التفكير العلمي وحتى النقدي في المساعد الإداري.
- كما لابد من إتقان الحاسب الآلي بطريقة واضحة جدا حيث يستخدم الحاسب الآلي في كافة المجالات المتعلقة بالخدمة المدنية.
أنواع المساعد الإداري
- يعتبر المساعد الإداري الذي يعمل في شركة أو مؤسسة معينة من أهم الأشخاص داخل هذه الشركة.
- حيث يمتلك مجموعة كبيرة من المعلومات والبيانات السرية عن الشركة.
- ويقوم المساعد الإداري أيضا في بعض الشركات الأخرى باستقبال الزوار لو العملاء المهمين لتلك الشركة.
- كما يوفر أيضاً جميع الاحتياجات الخاصة لهؤلاء الأشخاص.
- ويعمل في الكثير من الشركات أيضا من خلال مساعدة رؤساء الأقسام المهمة في إنجاز الأعمال الضرورية المطلوبة منهم في وقت قصير جدا.
- كما يعمل في بعض مواقع أو شركات الإنتاج السينمائي، حيث يقوم بمساعدة كافة الأشخاص العاملين حتى يتم تحقيق أكبر الإنجازات وأهمها.
مسئوليات المساعد الإداري
- يقوم المساعد الإداري بالأشراف على مختلف الموظفين داخل هذه الشركات.
- كما يعمل أيضاً في بعض الشركات من خلال تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات التثقيفية الهامة داخل المؤسسات الحكومية أو الخاصة التي يعمل بها.
- ويمكن أن يعمل المساعد الإداري في الحسابات الخاصة بالشركة أو بالمصلحة العامة التي يعمل بها.
- كما يختص أيضاً بمراجعة كافة الفواتير والحسابات الهامة داخل الشركة.
ما رأيكم في هذا المقال؟ وهل كانت المعلومات التي قدمناها لكم عن مهام وظيفة مساعد إداري الخدمة المدنية كافية؟ أم لا؟ شاركونا بآرائكم المختلفة في تعليقات اسفل الشاشة.